Wykorzystanie informatyki do zarządzania firmą

Wykorzystanie informatyki, nowoczesnych technologii do zarządzania firmą jest coraz bardziej popularne i powoli staję się standardem. Na rynku istnieje wiele gotowych rozwiązań, które się sprawdzają w różnych sytuacjach, firmach, branżach, istnieje także możliwość stworzenia dopasowanych rozwiązań do wymagań konkretnej firmy.

Co się dokładnie kryje za zwrotem „wykorzystaniem informatyki w firmie”?

Najczęściej chodzi po prostu o program komputerowy dostępny na komputerach firmowych lub dostępny z internetu jako serwis, z którego się korzysta podobnie jak z banku przez internet (tzw. aplikacje internetowe)
Program taki w zależności od branży, specyfiki firmy udostępnia funkcje umożliwiające zarządzanie firmą, czyli sprzedażą, produkcją, księgowością, magazynem, pracownikami, klientami itp.
Podstawowe pytanie jakie się nasuwa w tym miejscu to “co ja z tego będę miał?”. Nie chodzi o to, żeby kupować program dla idei, chodzi o konkretne korzyści jakie to daje i na tym postanowiliśmy się skupić.
Ponieważ z jednej strony korzyści może być wiele i sporo też zależy od branży i firmy, z drugiej strony chcieliśmy napisać trochę konkretów, przedstawimy więc przykładowe korzyści, po prostu kilka konkretnych możliwości, które wydają się najciekawsze.

Co można z tego mieć?

Kontrola nad pracownikami
Pracownicy są ważnym ogniwem oraz jednym z większych wyzwań w firmie. Pracownik w łatwy sposób może sprawdzić czy pracodawca wywiązuje się z umowy – po prostu wchodząc na konto, natomiast w drugą stronę nie jest to takie łatwe. Można to jednak usprawnić dzięki zastosowaniu informatyki, rejestrowanie czasu pracy, raportowanie, poziomy zabezpieczeń dostępu do danych, do systemu np. poprzez wprowadzenie godzin pracy, blokady na czas L4, czy urlopu, więcej uprawnień dla zaufanych osób, mniej dla nowych pracowników oraz historia operacji wykonanych przez pracownika – to niektóre ze sposobów zabezpieczenia się przed nieuczciwymi pracownikami. Warto w tym miejscu wspomnieć, że czy w firmie wykorzystywany jest program, czy nie, dane i tak istnieją, dane klientów, kontrahentów, zamówień, know-how itp. Istnieją, tylko nie jesteśmy w stanie zapanować nad tym, kto ma do nich dostęp.

Zastosowanie informatyki w firmie pozwala również na pracę zdalną przez pracowników, szczególnie przydatne jest to dla handlowców, którzy dzięki laptopowi lub nawet nowoczesnej komórce mogą połączyć się z firmą, wystawić fakturę, złożyć zamówienie, raport itp. Wsparcie dla zarządzania projektami, podział ról, zadań, budżetowanie, tworzenie i nadzorowanie harmonogramu oraz postępu prac to inne możliwości związane z pracownikami.

Klienci oraz kontrahenci także mogą skorzystać na wprowadzeniu nowoczesnych technologii do firmy, systemy kontrahenta mogą się łączyć z naszym systemem np. w celu sprawdzenia stanów magazynowych, etapu zamówienia itp. Klient może mieć dodatkowe ‘bajery’ w zależności od branży i firmy np. historię zamówień, możliwość zapisywania się na termin, przypomnienia, zestawienia (jakie ćwiczenia wykonywał na siłowni w jakim czasie i jak wypada na tle innych klientów w przypadku zastosowania maszyn do ćwiczeń, gdzie każdy klient ma swoją kartę chipową i do każdej maszyny ją stosuje). Jest to tzw. wartość dodana dla klienta, która coraz częściej decyduje o tym, czy klient zakupi produkt, usługę u nas, czy u konkurencji.

Natomiast głównym zadaniem oprogramowania w firmie jest przyśpieszenie, zautomatyzowanie procesów biznesowych, może to być produkcja, realizacja usług, składanie zamówień, przygotowywanie wycen, ofert, księgowość, windykacja, reklamacje, czy chyba najciekawsze – zarządzanie firmą. Wszystko to pozwala pracować wydajniej, w mniejszym czasie wytworzyć więcej produktów, świadczyć więcej usług – to można łatwo przeliczyć na konkretne pieniądze. Wsparcie samego zarządzania firmą to przede wszystkim dostęp do zestawień i analiz na temat sytuacji w firmie, przewidywanie zapotrzebowania na materiały, sprzedaży, czy możliwych problemów z przepływem gotówkowym.

Dodatkową możliwością takich systemów jest to, że podobnie jak do banku można mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie (jak wcześniej było napisane, można jednak to ograniczyć) co pozwala śledzić co się dzieje w firmie będąc na delegacji, czy chociażby na rybach. Zawsze i wszędzie można mieć dostęp do kluczowych danych.
Wszystkie wymienione elementy sprawiają, że po wdrożeniu w firmie kompleksowego systemu można w łatwy sposób wprowadzać i zarządzać procedurami, standardami. Jest to wręcz konieczne, jeżeli faktycznie się chce, aby takie standardy były stosowane, aby klient zawsze był tak samo obsłużony, reklamacja tak samo załatwiona w wielu podobnych przypadkach itp.
To wszystko sprawia, że mamy możliwość zarządzać jakością w firmie, wiemy co się dzieje, jak przebiegają poszczególne procesy.

Przykładowa realizacja

Hasło wyświetlane na stronie głównej “wydajność wyższa o 40%, koszty niższe o 20%” jest to przykład jednej z realizacji. Chodzi o firmę z branży finansowej, która sprzedaje swoje produkty poprzez pośredników. Dzięki wdrożeniu kompleksowego systemu do zarządzania firmą kontrahenci mają możliwość szybkiego sprawdzenia dostępności produktu dla danego klienta, złożenia wniosku, centrala firmy sprawdza takie wnioski w sposób pół automatyczny i kieruje do realizacji. Wiadomo kto jaki wniosek zatwierdził, jeżeli się ktoś pomyli, albo zadziała na szkodę firmy jest jasne kto to był. Nie bez znaczenia są też mechanizmy pozwalające sprawdzać kontrahentów, czy ci nie oszukują i wychwytywać nieuczciwe firmy. Wspierany tam jest również proces rozliczania z kontrahentami, windykacji, księgowości oraz zarządzanie klientami, dostępne są również zestawienia, które pozwalają monitorować sytuację w firmie. Wszystkie te elementy poprawiły wydajność w firmie i ograniczyły koszty.

Audyt/analiza biznesowa

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania IT w biznesie, poznać dokładne korzyści jakie da to Twojej firmie, zapytaj o możliwość przeprowadzenia audytu/analizy biznesowej. Jest to analiza sposobu funkcjonowania firmy, procesów biznesowych, która pozwala określić co i jak można usprawnić dzięki wykorzystaniu informatyki, jakie to da korzyści i ile będzie kosztowało, czy istniejące na rynku oprogramowanie będzie można z sukcesem zastosować, czy lepiej będzie wykorzystać programy na zamówienie, tworzone specjalnie pod daną firmę.

Aplikacje webowe

Najczęściej stosowanym obecnie rozwiązaniem są aplikacje internetowe. Aplikacje internetowe działają na takiej samej zasadzie jak bankowość internetowa, dostęp uzyskuje się poprzez przeglądarkę internetową. Aplikacje webowe pozwalają na dostęp z dowolnego miejsca np. z różnych oddziałów, czy z laptopa lub telefonu. W przypadki aplikacji internetowych nie trzeba się też martwić zabezpieczeniami, kopiami zapasowymi ponieważ wszystko jest w jednym miejscu na serwerze.